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关于印发《市纪委监委机关文书档案管理工作制度》的通知

来源: 牡丹江市纪委监委 发布时间:2020-11-12

 市纪委监委领导、机关各室(部)、机关党委、各派驻(出)纪检监察机构:

  现将《市纪委监委机关文书档案管理工作制度》印发给你们,请在工作中遵照执行。

  中共牡丹江市纪委办公室

  2018年3月21日

  市纪委监委机关文书档案管理工作制度

  为加强市纪委监委机关文书档案收集、整理、归档和管理工作,充分发挥纪检监察机关档案作用,全面提高机关档案管理水平,有效保护及利用档案,根据档案管理工作相关规定,特制定本办法。

  一、归档范围

  (一)公文类资料:党中央、中央纪委、国家监察委、省委、省纪委、省监委以及市委、市纪委和市监委下发的各类文件、情况通报、会议纪要等。

  (二)工作类资料:市纪委监委机关召开的各类会议材料,市纪委常委会议、市监察委员会会议记录,机关业务类、管理类文件,机关机构编制、组织人事、党委(工会)、信访工作文件材料,机关事务管理文件材料,以及同级机关制发的非市纪委监委机关主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级机关报送的文件材料。执纪审查工作所产生的案卷和档案,由市纪委案件监督管理室根据工作需要和有关标准制定相应管理办法。

  二、期限划分

  文件归档期限为:永久、长期、短期。

  (一)永久卷(保存50年以上),党中央、中央纪委、国家监察委、省委以及市委、市纪委和市监委下发的公文类文件。

  (二)长期卷(保存15到50年),省纪委、省监委、市纪委、市监委下发的部分文件。

  (三)短期卷(15年),党中央、中省纪委、国家和省监委下发的情况通报,以及市纪委、市监委下发的情况通报、会议纪要、函件。

  (四)其他需要归档的文书材料归档期限参照附件。

  三、职责要求

  (一)工作职责

  1、办公室文书负责市纪委监委机关文书材料的收集、整理、归档和管理工作,对机关各室送交的文件及卷宗的立卷时间、卷名和页数进行核对。

  2、市纪委案件监督管理室负责市纪委监委机关各类执纪监督、审查调查、信访件、案件审理卷的收集、整理、归档和管理工作,对机关各相关室送交的卷宗的立卷时间、卷名和页数进行核对,负责按照市档案局要求,配合办公室文书将所管理的应上交市档案局的卷宗档案进行整理和上交。

  3、各室要指定一名文档管理员,负责本室文件材料的收集、整理、归档和管理工作,对本室文件及卷宗的立卷时间、卷名和页数进行核对。

  4、档案管理人员应当遵纪守法、忠于职守,努力维护档案的完整与安全;要严格执行、贯彻档案安全管理的有关法律、法规及规章;严格按照档案的收集、整理、鉴定、销毁、利用等业务环节的规定操作。

  5、公文承办部门或承办人员应保证经办文件的系统完整(公文上的各种附件一律不准抽存),并及时归档;工作变动或因故离职时应将经办的文件材料向接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。

  (二)归档时限

  1、机关各室要于每年1月底前将本室上年度所产生的文件资料按照归档范围进行归档立卷,并交办公室文书。

  2、市纪委全会,以市纪委、市监委名义召开的全市党风廉政建设和反腐败工作会议,或市纪委监委机关各室组织召开的单项工作会议需归档的会议材料,各相关室要在会议召开后15日内交办公室文书。

  (三)归档要求

  归档工作要遵循文件的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。归档的文件材料类别、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

  1、在归档的文件材料中,应将文件一起立卷,不得将正本与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件分开,文电应合一归档。

  2、不同年度的文件一般不得放在一起立卷,跨年度的总结要放在最后一年立卷,跨年度的会议文件放在会议开幕年。  3、档案文件材料应区别不同情况进行排列,密不可分的文件材料应依序排列在一起立卷,即批复在前,请示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后。其它文件材料依其形成规律或特点,应在保持文件之间的密切联系的基础上进行系统排列。卷宗封面,应按规定用钢笔(或碳素笔)书写,字迹要工整、清晰。

  (四)归档流程

  1、整理装订。机关各室将本室所产生的文档、公文、卷宗等需进行归档的文件资料,要按归档种类和归档时限要求进行归档,对材料、文书档案及卷宗进行整理分类,一式三份,装订成卷后,交办公室文书。存档文件主要包括一套正本文件和两套副本文件,正本文件为上交卷,副本文件一套为留存卷,另一套为工具卷。上交卷包括一份印制好的文件、领导签批单、完整的底稿(包括附件)、转发上级文件、其他需要归档的材料和文书档案。留存卷和工具卷包括印制好的文件、领导签批单复印件、完整的底稿(包括附件)复印件、转发上级文件复印件、其他需要归档的材料和文书档案。

  2、卡号盖章。上交卷在首页正上方盖市纪委监委存档专用章,填写年度、保管期限、编号。上交卷、工具卷装文件盒不装订,每盒不超过60页纸。留存卷按文件序号从小到大排列,装订成册,合订本不超过250页纸。

  3、输入系统。在平时已将每份文件存档材料输入档案管理系统的基础上,也要将机关各室所产生的其他需要归档的材料和文书档案内容一并输入档案管理系统,并按种类及文件顺序分别对相关内容进行核对、扫描。

  4、制作目录。归档文件输入档案管理系统,可根据每一文件盒所装文件的份数,制作该盒中文件目录表4份(一份装入上交卷文件盒中,一份用于档案局备案查询,留存卷和工具卷各一份目录,并附文件目录电子版、扫描版)。

  5、装盒装订。将整理完毕并附带目录的文件上交市档案局时,上交卷盒内应附该盒文件目录表、后附备考表(市档案局发市纪委,需填写装卷人,组卷日期、及该卷内文件有无特别说明)。卷盒侧面需填组卷单位、年度、保管期限及卷内文件种类、件数。

  (五)移交存档

  上年度的档案移交工作应在本年度第一季度前完成,归档后形成的卷宗要在市档案局规定的时限内上交。办公室、案管室档案管理人员要填写《年度档案移交清单》,报请市纪委监委有关领导批准后,向市档案局正式移交。

  四、文件回收

  (一)机关各室要于每年年底前,将本年度在本室存放和保管的中央、中纪委、国家监委、省委、省纪委、省监委、市委、市政府发至市纪委监委机关的文件交回办公室。

  (二)上级发至市纪委监委机关的密级文件,有关领导或相关室阅知后应按要求时限退回。

  (三)密码电报应由办公室文书在认真核对份数的基础上,于每年年底前进行统一销毁。

  五、档案的利用

  档案利用主要包括摘抄、复印、借阅。

  (一)档案的摘抄

  市纪委监委机关干部摘抄文件档案,须填写《文档资料使用单》并经分管领导签批同意后,按照档案管理权限,交办公室;外单位摘抄文档须持有本单位开据的《介绍信》,《介绍信》应注明所查文件的文号、标题及用处,由相关室带领按照档案管理权限向办公室提出申请,并填写《文档资料使用单》经办公室主任签批后,方可摘抄。

  (二)档案的复印

  市纪委监委机关干部复印文件档案,须填写《文档资料使用单》,经分管领导签批同意后交办公室主任签批;外单位复印档案须持有本单位开据的《介绍信》,《介绍信》应注明所查文件的文号、标题及用途,由相关室带领并向办公室提出申请填写《文档资料使用单》,经办公室主任签批后方可复印。复印件应严格按照用途使用并严格保密,不准泄露档案材料内容,复印的档案必须一事一用,不得私自转借复印。

  (三)档案的借阅

  市纪委监委机关干部借阅文件,须填写《文档资料使用单》经秘书长同意后交办公室。外单位借阅档案,须持有本单位开据的《介绍信》,《介绍信》应注明所查文件的文号、标题及用途由相关室带领并向办公室提出申请,填写《文档资料使用单》经秘书长签字同意后,方可借阅。借阅的档案最长期限为两周。借阅单位(个人)应在档案使用完毕后,应按时归还,如需延长借阅时间,须另行办理续借手续,如发现遗失必须及时报告;借阅人应严格保密,不准泄露档案材料内容,借阅的档案必须专人专用,不得私自转借;借阅人须爱护档案,保持档案的整洁,不准任意抽、换卷内文件或剪贴涂改字句,不准在档案材料中写字、划线或作记号等;档案管理人员要做好借阅记录,定期催还,归还的复印件要第一时间销毁,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,并报有关领导处理。

  六、文件销毁

  办公室要于每年年底前向机关各室提供文件销毁专用编织袋、封口绳等物品。机关各室要将装满销毁文件的专用编织袋统一摆放在办公室指定的地点。由办公室运送指定地点进行销毁,市纪委监委机关保密员负责监督文件装卸车、运送及销毁全过程。

  七、责任追究

  机关各室要依法加强对档案工作人员的安全教育,督促检查本室档案管理,档案安全有关情况,发现事故隐患,应立即组织人力、物力妥善处理;档案安全事故发生后,要积极采取抢救措施和善后处理工作,并立即向上级有关部门报告,并配合有关部门对事故原因进行调查。对因违反《档案法》,或有下列行为之一的,应根据情节轻重,依照有关规定,追究当事人和有关领导责任。 

     (一)损毁、丢失档案的; 

     (二)擅自提供、抄录、公布、销毁档案的; 

     (三)涂改、伪造档案的; 

     (四)擅自出卖或者转让档案的; 

     (五)倒卖档案牟利或者将档案赠送给他人的; 

     (六)不按规定归档或者不按期移交档案的; 

     (七)档案工作人员玩忽职守,造成档案损失,或明知所保存的档案面临危险而不采取抢救措施造成损失的;

  (八)出现档案安全事故和失密、泄密事件的。